Zweistufiger Monatsabschluss mit Freigabeprozess
Übersicht
TimePunch bietet einen automatisierten, zweistufigen Monatsabschluss mit integriertem Freigabeprozess für Arbeits- und Projektzeiten.
Mitarbeitende werden rechtzeitig über den bevorstehenden Monatsabschluss informiert und können ihre erfassten Zeiten überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Anschließend können sie den Freigabeprozess selbstständig einleiten.
Sobald alle erforderlichen Freigaben durch die zuständigen Vorgesetzten und Projektleitungen vorliegen, erfolgt der Monatsabschluss automatisch. Die abgeschlossenen Zeiten werden für die weitere Bearbeitung durch Mitarbeitende gesperrt.
Damit sorgt TimePunch für einen strukturierten und nachvollziehbaren Monatsabschluss bei gleichzeitig reduziertem Verwaltungsaufwand.
Einstellungen zum Monatsabschluss
Die Einstellungen für den zweistufigen Monatsabschluss mit Freigabeprozess legen fest, welche Zeiten genehmigt werden müssen und wann TimePunch den Monatsabschluss automatisch einleitet beziehungsweise abschließt.
Voraussetzungen
Für den Freigabeprozess können zwei Vorgaben aktiviert werden:
- Freigabe der Projekte ist für auftragsbezogene Projekte und Projekte mit Stundenkontingent verpflichtend: Legt fest, dass für die entsprechenden Projekte eine Freigabe erforderlich ist.
- Freigabe der Arbeitszeiten ist für Mitarbeitende verpflichtend: Legt fest, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden freigegeben werden müssen.
Beide Vorgaben können im jeweiligen Projekt- oder Mitarbeiterprofil individuell überschrieben werden.
Automatischer Monatsabschluss
Für die automatische Durchführung stehen zwei unabhängig konfigurierbare Funktionen zur Verfügung.
Automatische Initiierung des Monatsabschlusses
Mit dieser Option legt TimePunch am festgelegten Kalendertag des Folgemonats den Monatsabschluss für den Vormonat an und leitet den Freigabeprozess ein.
Über die Vorwarnzeit wird festgelegt, wie viele Werktage zuvor die Mitarbeitenden per E-Mail auf den bevorstehenden Monatsabschluss hingewiesen werden. Sie können diese Zeit nutzen, um ihre Buchungen zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
Automatischer Monatsabschluss unabhängig von Genehmigungen
Mit dieser Option wird ein spätester Abschlusstermin festgelegt. Sobald alle erforderlichen Freigaben vorliegen, wird der betreffende Monat bereits vor diesem Termin automatisch abgeschlossen.
Sind am eingestellten Stichtag noch Genehmigungen offen, schließt TimePunch die bis dahin noch nicht vollständig freigegebenen Monate unabhängig vom Freigabestatus ab. Die abgeschlossenen Zeiten sind für Mitarbeitende anschließend gesperrt.
Hinweise zu den Datumsangaben:
- Die Ausführungstage müssen zwischen 1 und 31 liegen.
- Existiert der gewählte Kalendertag im betreffenden Monat nicht, verwendet TimePunch den letzten vorhandenen Kalendertag (beispielsweise den 28. Februar statt des 31. Februar in einem Nicht-Schaltjahr).
- Die Vorwarnzeit beträgt 1 bis 20 Werktage. Als Werktage zählen dabei Montag bis Freitag.
Beispiel: Monatsabschluss für Oktober
Bei einer automatischen Initiierung am 3. des Monats, einer Vorwarnzeit von 5 Werktagen und einem spätesten Abschlusstermin am 20. des Monats ergibt sich folgender Ablauf:
- Vorwarnung: Fünf Werktage vor dem 3. November werden die Mitarbeitenden per E-Mail an die Prüfung ihrer Zeiten für Oktober erinnert.
- 3. November: TimePunch leitet den Monatsabschluss und den zugehörigen Freigabeprozess für Oktober automatisch ein.
- Nach vollständiger Freigabe: Sobald alle erforderlichen Arbeits- und Projektzeitfreigaben vorliegen, wird Oktober automatisch abgeschlossen – gegebenenfalls bereits vor dem 20. November.
- 20. November: Noch nicht vollständig freigegebene Monate werden unabhängig von ausstehenden Genehmigungen abgeschlossen.
Der 20. November ist damit ein spätester Abschlusstermin. Vollständig freigegebene Monate werden nicht unnötig bis zu diesem Datum offengehalten.
Monatsabschluss einleiten
Mitarbeitende können den Monatsabschluss eigenständig über die Online-Erfassung oder die Selbstauskunft starten.
Hierzu wird in der „Monatlichen Übersicht“ der Menüpunkt „Monatsabschluss“ ausgewählt. Anschließend erscheint die Sicherheitsabfrage:
Möchten Sie den Monatsabschluss wirklich durchführen?
Nach der Bestätigung wird der Freigabeprozess für die erfassten Arbeits- und Projektzeiten gestartet.
- Ausstehende Freigaben: Liegen noch Zeiten zur Freigabe vor, werden die zuständigen Projektleiter und Teamleiter in der darauffolgenden Nacht per E-Mail über die ausstehenden Genehmigungen informiert.
- Keine ausstehenden Freigaben: Sind keine Genehmigungen erforderlich, wird der Monatsabschluss unmittelbar durchgeführt.
Zeitraum des Monatsabschlusses
Standardmäßig wird der Monatsabschluss für den Vormonat durchgeführt.
Ausnahme: Wurden Mitarbeitende im Rahmen der konfigurierten Vorwarnzeit bereits über den bevorstehenden Monatsabschluss informiert, können sie auch den laufenden Monat vorzeitig abschließen, sofern alle Arbeits- und Projektzeiten für diesen Monat vollständig erfasst wurden.
Die Vorwarnzeit wird in den Einstellungen zum Monatsabschluss in Werktagen (Montag bis Freitag) festgelegt.
Freigabe der Arbeits- und Projektzeiten
Nach dem Einleiten des Monatsabschlusses werden die zuständigen Team- und Projektleiter über noch ausstehende Freigaben informiert. Die Benachrichtigung erfolgt automatisch per E-Mail während der nächtlichen Verarbeitung und wird täglich wiederholt, solange Freigaben ausstehen.
Die Prüfung und Genehmigung der Zeiten erfolgt über die bereits bestehenden Freigabeprozesse in TimePunch.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in den folgenden Kapiteln:
Sobald alle erforderlichen Freigaben vorliegen, wird der Monatsabschluss automatisch durchgeführt.